Como se não bastasse todo o problema que estamos vivendo por conta da pandemia do coronavírus, também temos que lidar com pressões econômicas, de trabalho, estudos, entre outras coisas. Isso está gerando um fenômeno global de muita gente tendo que aprender a trabalhar no modelo home-office já que, para a grande maioria, isso é uma novidade.

Já faz mais de 10 anos que eu estou acostumado a trabalhar nessa modalidade. Claro que nunca por um motivo como esse e com restrições severas para sair, então gostaria de aproveitar e trazer algumas dicas de como criar um ambiente de trabalho produtivo dentro de casa. Isso vai ajudar a realizar as atividades profissionais e, principalmente, não ficar maluco por ter que cuidar de tanta coisa ao mesmo tempo. Vamos lembrar que, neste momento, estamos convivendo com pais, marido, esposa, filhos, cachorro, gato, papagaio, vizinhos do prédio, vizinhos na rua e, ainda assim, temos que evitar contato físico com as pessoas de fora para não aumentar a disseminação do vírus.

Dica 1 – Organização do seu espaço de trabalho e da sua casa.

É muito importante que na sua casa você tenha um lugar fixo para trabalhar. No meu caso, que moro em uma casa, tenho uma mesa de escritório grande, onde ficam todas as minhas coisas: computador, monitor, livros, revistas, impressora, grampeador, canetas e uma cadeira confortável para ficar o dia inteiro. Como também gravo episódios do Spin, Contrafactual e SciCast, também tenho meus equipamentos de áudio todos organizados nesta mesa de escritório. Consigo ter a flexibilidade de, durante o dia, ligar meu laptop do trabalho, para as atividades corporativas e, no final do dia, trocar pelo meu laptop pessoal para fazer as outras atividades, sejam elas de lazer ou de gravações. Claro que essa não é a realidade de todo mundo! Por isso é importante ter um lugar onde seja confortável o suficiente para executar as suas atividades pois já é um desafio o fato de estar distante das pessoas, então o ambiente de trabalho precisa ajudar ao máximo sua produtividade. Se for a mesa de jantar, por exemplo, tente encontrar uma forma de converter o espaço da maneira mais fácil possível entre mesa de trabalho e mesa de jantar, sem que impacte fortemente uma coisa ou outra. Também é importante que a casa esteja organizada, sem brinquedos ou outras coisas espalhados por todo lugar para ter a sensação que está, de fato, em um escritório executando atividades de trabalho.

Se estiver dividindo o espaço com mais pessoas que trabalham, tente criar ambientes diferentes para cada um e que tenham algum tipo de barreira física, como parede ou porta. Essas barreiras dão a sensação de privacidade e são importantes quando é preciso participar de alguma reunião ou video-conferência. Também é fundamental respeitar o espaço do outro. Não é porque está em casa que a pessoa está disponível para você. Então, sempre que for conversar, pergunte se é possível ou tente criar uma agenda em comum com momentos de pausas para um café e um bate-papo.

Dica 2 – Fazer lista de tarefas

É bastante comum fazermos uma relação das tarefas e atividades que precisamos realizar durante o dia e, em um ambiente de home-office, isso se torna essencial porque precisamos encaixar as atividades do trabalho com as atividades de casa. É importante não nos enganarmos que é possível separar 100% as coisas. Afinal de contas, na hora do almoço precisamos ter a comida pronta; tem aqueles momentos para tomar uma água ou um café; surge alguma urgência durante o dia: um filho que caiu e se machucou, uma conta para pagar, algum mantimento que acabou e você precisa ir até o supermercado ou comprar pela internet, etc. 

Ter listas de tarefas organizadas é importantíssimo para que tudo seja feito no prazo necessário e para darmos conta sem que fiquemos completamente malucos. Igualmente importante é revisar essa lista de tarefas no fim do dia e avaliar se tudo foi executado conforme o planejado. Se alguma coisa ficou pendente, entra na lista do dia seguinte como prioridade, pois ficou atrasada.

Essa dica parece simples, mas ajuda a ter uma visão de tudo que está acontecendo e também a se sentir motivado por estar executando tantas coisas ao mesmo tempo.

Dica 3 – De olho no relógio

É bastante comum quando estamos trabalhando de casa, alterarmos totalmente o horário de trabalho, começando, muitas vezes, mais tarde e também encerrando as atividades mais tarde. Na medida do possível é muito importante fazermos os horários com a rotina que já estamos acostumados para ganharmos produtividade. Acordar no horário de costume, tomar banho, tomar café da manhã (lembrando que uma boa alimentação é essencial). Claro que, estando em casa, as coisas tendem a ser mais soltas e flexíveis, mas é muito valioso não alterar tanto essa rotina para que as coisas funcionem adequadamente e, quando esse momento de isolamento acabar, seja fácil a readaptação ao ambiente de trabalho.

Falamos de alimentação, então lembre-se de fazer 1 hora de almoço, de se levantar de vez em quando para ir ao banheiro, tomar água, um café, um chá, fazer um alongamento, entre outras coisas.

Se estiver com criança em casa, a coisa se complica ainda mais porque elas precisam fazer tarefas todos os dias e isso leva tempo. Então, é necessário encaixar um horário para fazer essas atividades e dividir a responsabilidade com outras pessoas que estiverem em casa nesse momento.

Dica 4 – Vista-se adequadamente

É bastante tentador estar em casa e ficar de pijama o dia todo, ou ainda de bermuda e chinelo. Como normalmente não nos vestimos assim no nosso dia de trabalho (salvo algumas exceções), precisamos passar a mensagem para o nosso cérebro que estamos nos preparando para as atividades que vem por aí. Se você costuma usar uma calça jeans, tênis e camiseta para trabalhar quando vai para o escritório, tente fazer o mesmo trabalhando de casa. Importante é criar um ambiente que seja o mais parecido com o de costume.

Estar vestido adequadamente também é fundamental quando precisamos participar de alguma video-conferência. Nada de estar de camisa social na parte de cima e só de cueca, de calcinha ou de pijama na parte de baixo. Lembre-se que você está trabalhando e que, por algum motivo, você pode precisar se levantar para atender alguma urgência ou pegar alguma coisa que está fora de seu alcance. Com a câmera ligada, uma cena constrangedora pode acontecer.

Dica 5 – De olho na segurança

Para quem está acostumado a trabalhar em um escritório, é importante levar em consideração a infra-estrutura que essas empresas possuem. Com redes corporativas, protocolos de segurança, firewalls, anti-vírus (não contra o coronavírus) e todo os pacotes de softwares que normalmente fazem parte de seu portfólio. Quando trabalhamos a partir de casa, é muito difícil, e muitas vezes impossível, replicar o mesmo ambiente seguro que temos em um escritório corporativo. Grandes empresas investem muitos recursos em segurança e tem sua infra-estrutura bem definida com acesso via VPN (as Virtual Private Network) próprias.

Ter uma VPN própria custa muito dinheiro, mas existem várias soluções disponíveis no mercado por um custo bastante razoável e que vale a pena contratar, ao menos temporariamente. Também vale muito a pena observar os recursos que estão sendo usados para reuniões remotas e mesmo para as vídeo-conferências. 

Recentemente um aplicativo de vídeo-conferências chamado Zoom ficou bastante famoso pela sua simplicidade em criar salas de reuniões e pela facilidade em criar os links de acesso a essas salas para seus usuários. Para se ter uma ideia da explosão do uso dessa ferramenta, antes da pandemia, a quantidade de usuários ativos na ferramenta estava em torno de 10 mil por mês e, num súbito, pulou para 200 mil. Um crescimento de 20 vezes sem dar tempo de a empresa se preparar para essa demanda louca. Então tiveram que melhorar sua infra-estrutura e contratar mais servidores, para dar conta disso tudo. Porém, grande parte da preocupação com segurança ficou esquecida. Alguns exemplos de falhas que valem citar:

• Os links que eram compartilhados com os usuários, não exigiam senha para acessar as salas de conferência. Dessa forma, esses links poderiam ser enviados para qualquer um, mesmo fora das empresas, e as pessoas poderiam acessar essas salas e participar de reuniões estratégicas sem ser funcionário;
• As reuniões permaneciam gravadas nos servidores da Zoom e poderiam ser acessadas, pelo mesmo link, a posteriori. Assim, era muito fácil encontrar vídeos de reuniões importantes sendo acessados indevidamente na internet;
• As pessoas postavam selfies nas redes sociais, mostrando a tela do computador e participando dessas conferências. Na selfie aparecia a url da reunião e qualquer pessoa poderia digitar, manualmente essa url, e entrar na reunião sem ser convidado.

Claro que parte dos problemas de segurança causados por uma ferramenta como essa não é por maldade, mas sim por falta de preparo e por ter sido exigida uma adaptação grande em muito pouco tempo, fazendo com que a empresa cometesse esses deslizes no produto que estava entregando.

Então, é essencial, antes de escolher uma ferramenta de trabalho, pesquisar quais atendem suas necessidades, dentro de um padrão de segurança aceitável. Existem muitas outras ferramentas como o Google Meets, o Slack, entre outras, que fornecem soluções interessantes e que, muitas vezes, fazem parte do pacote de aplicativos já fornecidos pela empresa, como o Microsoft Teams que faz parte do Microsoft Office para empresas.

Dica 6 – Lazer

Depois de toda essa enxurrada de coisas, não se esqueça do lazer. Aproveite os momentos com sua família e com quem pode estar fisicamente ou virtualmente. Vamos lembrar que estamos em um isolamento físico, mas isso não significa um isolamento social. Entre em contato com seus amigos, marque encontros virtuais para jogar conversa fora, para quem gosta de jogar video-game, jogue online com outras pessoas através das Game Parties. Use recursos de Watch Party, disponível em extensões do Netflix para o Chrome, para assistir filmes e/ou séries com os amigos. 

Nessas últimas semanas tenho passado bastante tempo com meus 2 filhos e meu sobrinho aqui em casa, além da minha mãe. Todos os dias à noite fazemos questão de ter uma programação de lazer e seguimos à risca! Desde fazer massa de modelar caseira, jogar vídeo-game, noite do cinema, até um baile que fazemos na sala de casa, onde minha mãe ensina as crianças a dançar e eu faço papel de DJ. Quero agradecer a Larissa Biasoli, uma grande amiga, pelas ideias e ajuda na preparação dessa programação!

Também não se esqueça de se exercitar e movimentar o corpo. Fazer exercícios ajuda muito a criar essas válvulas de escape para manter a saúde física e mental em dia.

E para finalizar, quero dizer que estamos vivendo um momento único da humanidade. Já tivemos outras pandemias como a Gripe Espanhola no início do século 20 e duas grandes guerras que afetaram muito, tanto a saúde, como a economia mundial. Porém, em nenhuma delas, estávamos tão evoluídos tecnologicamente para passar por esse momento e manter as coisas funcionando, mesmo que de forma reduzida. Então vamos ficar em casa, ter paciência e exercitar o cérebro para termos ideias criativas e sairmos melhores dessa situação. Quando digo melhores, quero dizer como humanidade.